Cómo ordenar tu Gmail
El desorden digital puede ser una fuente de estrés importante. Por suerte, la filosofía para mantenerlo ordenado no es diferente de la del resto de la casa. Así que si tenemos caos digital, no perdamos las esperanzas porque podemos tomar las riendas e instalarnos en la paz digital con éxito.
Vamos allá. Si hace tiempo que me conoces, ya sabes lo que te voy a decir para empezar: despeja. Limpia, elimina, suprime, borra. Una vez hecho esto, te explicaré cómo encontrar a la primera lo que buscas. Y luego te aconsejaré que mantengas a raya este remanso de paz y claridad para no recaer en el desorden otra vez.
Este no es un artículo sobre trucos de Gmail y sistemas de clasificación y categorización sofisticados. Al contrario: es un texto que opta por la simplificación como recurso para mantener el orden y la eficiencia que esperamos de una herramienta correo online. Dicho esto, pasemos a la acción:
- Borra lo que te sobra
Mails antiguos. Puedes seleccionarlos todos a la vez, por ejemplo acotando fechas, y borrarlos juntos. Yo solo guardo los mails del año en curso y el anterior. Piensa si a ti te puede ser práctico o si consultas a menudo mails antiguos por requisitos de tu trabajo.
Mails promocionales, notificaciones, sociales y foros. Revisa tus diferentes bandejas de entrada. Yo te diría que ojearas antes las notificaciones, por si tienes contraseñas allí. Claro que si borras demasiado siempre las puedes volver a recuperar (y anotarlas en un papel tuyo privado o en tu bullet journal, como hago yo). Si no quieres tener varias bandejas de entrada o pestañas, ve a Configuración y elimínalas. Yo no tengo la de Foros (porque no participo en ninguno) ni la Social.
- Encuéntralo todo a la primera
Usa el buscador. Para mí es clave y es lo que hace de Gmail una buena plataforma de correo comparado con las otras.
Pregúntate si puedes prescindir de las carpetas. Puede ser un foco de acumulación escondido bajo una apariencia de productividad y orden. Yo no uso ni una. Bueno, sí. La que se me hace automáticamente con los destacados de los mails marcados con una estrella amarilla. La estrella para mí significa “guardar para futura consulta”.
Usa marcadores para destacarte mails importantes o pendientes. Tienes varias formas y colores. Ojo cuidao que pueden ser más liosos que prácticos. Algunas personas se sorprenden cuando digo que yo no los recomiendo. O solo en su justa medida si tu profesión lo requiere. Yo los he ido probando casi todos y en mi caso personal solo uso las estrellitas amarillas, porque quiero simplicidad y minimalismo.
Usa la carpeta de destacados para acceder a los mails pendientes y “cerrar temas”. Cuando lo tengas cerrados o el mail ya no pinte nada, quítale el marcador para tener siempre la carpeta al día, y borra el mail si quieres.
- Mantén el orden sin acumular
Ten el marcador de mails nuevos a cero. Puede ser muy estresante, aunque sea sutilmente, abrir el correo y ver “1.899 mails sin leer”.
Responde enseguida los mails que puedas contestar en menos de dos minutos. Una vez contacté con un organizador profesional de la tele muy conocido, Peter Walsh, y me contestó personalmente enseguida. Me sorprendí porque tendemos a pensar que los famosos que además no nos conocen de nada tardarán en responder, porque iremos a la cola de mails pendientes. Pues no fue así y me quedé maravillada con su organización y amabilidad.
Date de baja de las suscripciones que no te interesen, aunque te sepa mal por la persona o la empresa.
Borra sobre la marcha los mails que no aportan nada. No esperes a hacer limpieza “un día”.
Yo creo que eliminando a conciencia, simplificando la organización y manteniendo a raya la acumulación vas a tener siempre un Gmail ordenado. ¿Y tú cómo te organizas? ¿Has aprendido algo que te haya cambiado la vida emailera? ¡Compártelo!