Mis cinco únicas listas para mantenerme organizada

En mi artículo “Gana espacio en tu mente” te recomendaba vaciar la cabeza de obligaciones y hacer una gran lista de tareas, proyectos, sueños y lo que te creara ruido mental. A continuación te cuento paso a paso qué debemos hacer con esta “gran lista” caótica y desordenada que obtuviste con el ejercicio anterior para convertirla en un sistema que nos ayudará a focalizarnos, ganar productividad y, sobretodo, espacio mental.

Como hacemos en la casa, después de vaciar toca descartar y ordenar. Aprovecha ahora para descartar cosas de tu lista que vistas con perspectiva ya no tienen sentido, o bien puedes delegar (muy recomendable y necesario, por cierto). Tacha y disfruta de descargarte de obligaciones que arrastras y te amargan la existencia. Libérate del deber de cumplir con lo que te propusiste en algún momento del pasado y pregúntate si realmente necesitas hacer todos y cada uno de los elementos de tu lista en este momento presente. Te animo a tachar porque necesitaríamos más de quinientas horas para cumplir todos nuestros propósitos de la lista, y no sé de dónde se sacan tantísimas horas en un mundo donde aparecen deberes y más deberes cada día. Aquí lo dejo. 

Ahora toca ordenar todos estos elementos de la lista y colocarlos en diferentes listas. Se trata de copiar cada elemento en su lista correspondiente, de forma que tendrás cuatro listas (más una) que contendrán todos los elementos de la “gran lista”. Estas listas están inspiradas en el método GTD que te contaba y en el Bullet Journal, del cual te hablo un poco más al final del artículo. Ahí van las listas definitivas:

Sueños / Algún día

Aquí apuntarás las ideas de futuro sin fecha de realización o que ni siquiera estás segura de que vayas a hacer, como viajes, un curso o contactar con alguien, pero que debes apuntar para quitartelo de la cabeza. Cada vez que tengas un nuevo sueño o plan para “algún día”, lo añades aquí. El contenido de esta lista será poco móvil, porque contendrá cosas que no se tachan a menudo.

A la espera / Delegado

En esta segunda categoría apuntarás cosas que llevas entre manos pero que no puedes llevar a cabo sin la información de otra persona. Por ejemplo, que te digan cuántos vendrán a la casa rural antes de reservar, o el presupuesto antes de encargar la ventana nueva. También puedes apuntar tareas delegadas pero que tienes en mente, como que tu pareja lleve el coche a pasar la ITV. La idea es que esta lista corra y sea ágil, que los elementos “a la espera” no se acumulen.

Plan para el 2020 (el año en curso)

Aquí copiarás las cosas que quieres hacer antes de que acabe el año pero que no tienen una fecha concreta de inicio, como cambiar la habitación de tu hijo mayor o aprender a hacer pasteles sin azúcar. Cada vez que te propongas hacer algo dentro del año sin fecha concreta, lo añadirás aquí.

Plan para marzo (el mes en curso)

En esta lista apuntas los proyectos que quieras hacer dentro del mes en curso, como ir a la dentista (que en realidad son tres acciones: mirar en la agenda cuándo puedes + llamar para pedir hora + ir) o darte de baja de mails de publicidad que no te interesan.

Ojo: solo haces una lista por mes. Si tienes algo sin fecha concreta de realización para el mes de abril o mayo, lo apuntarás en el Plan para el 2020. No empezarás una lista de cada mes porque si no es un follón de listas. Si la tarea tiene una fecha concreta de realización, como “Conferencia biblioteca - 22 de abril”, te lo apuntas en tu agenda y lo tachas de la lista.

jueves 27 (el día siguiente)

Son tareas de un sola acción que planeas hacer al día siguiente. Por ejemplo, “Comprarle una planta a Laura en La Florinda”, “Enviar el presupuesto”. Si la acción se puede resolver en menos de dos minutos, no lo apuntes y hazlo ya. 

Como digo, las tareas deben ser de una sola acción. Debemos desgranar en pequeñas acciones las tareas que requieren más de una acción y apuntar en la lista del día la siguiente acción a completar. Esta es la razón por la cual vamos aplazando proyectos demasiado grandes como “Hacerle la habitación al hijo mayor”, porque no tenemos un desgranado de lo que debemos hacer.

Como en el caso de los meses, haremos solo un lista “para el día siguiente”. Si tenemos una reunión al cabo de tres días, la apuntamos en su día correspondiente en la agenda. Si hay algo que queremos hacer durante la semana pero no sabemos qué día, lo apuntamos en plan para el mes en curso. 

Cada noche dedicarás dos minutos a revisar lo que has completado del día. Es tu momento de poner orden a tu tiempo y logros diarios. Lo que no has podido hacer, lo copiarás a la lista del día siguiente. Si ves que al día siguiente no vas a tener tiempo (no nos emocionemos con llenarnos el día a tope :) lo copias en el Plan del mes o en el Plan del año.

Finalmente, cuando hayas ordenado todas las tareas en su lista correspondiente, ya puedes tirar la “gran lista” y olvidarte de ella para siempre. Yo tengo mis listas juntas en una sola libreta, mi Bullet Journal. Te pongo un tutorial de Youtube en inglés aquí (puedes cambiar los subtítulos a castellano abajo en la ruedecita de la derecha del vídeo) por si te inspiras y te animas a usarlo. No tengo papelitos ni ninguna otra lista fuera de mi libreta Bullet Journal. Si te interesa saber cómo lo uso yo a diario y cómo me lo adapto, ¡dímelo en los comentarios y prometo hacer un post!